Opublikowano: 13 lutego 2013 o 09:33

O prezydencie, żelazie i pomidorze

pomodoro

Kiedy myślę “zarządzanie czasem”, to zawsze myślę “ważne-pilne”. Chyba każdy spotkał się z tym rozróżnieniem, czyli de facto z macierzą Eisenhowera. Będzie o tym, czemu uważam, że to nie jest najlepsze narzędzie, a także –  co proponuję w zamian. A na końcu – warzywna metoda na efektywność.

Macierz Eisenhowera, to narzędzie pozwalające ustalić, jakimi zadaniami powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności. Macierz dzieli zadania według wymiaru ważności (na ile realizują nasze cele) i pilności (jak szybko muszą zostać zrobione). Mamy 4 głównie kategorie zadań:

  • ważne-pilne: de facto są do zrobienia natychmiast, z najwyższym priorytetem
  • ważne-niepilne: nie musimy ich robić od razu, ale są dla nas ważne, więc lepiej się za nie zabrać, zanim zrobią się pilne
  • nieważne-pilne: rzeczy, które musimy, a które nie popychają nas do przodu w naszych celach
  • nieważne-niepilne: niezależnie od tego, co to jest – nie ma sensu robić

Ta macierz pojawia się w wielu opracowaniach dotyczących zarządzania czasem, jest omawiana na szkoleniach. Znam ją od dawna i kilka razy próbowałam stosować. Na nic mi się nie przydaje. Dlaczego?

– zarządzam czasem w systemie “dziennym”, a aktualizowanie macierzy każdego dnia jest pracochłonne

– to, że coś zapiszę w zadaniach ważnych, nijak mnie nie popycha do tego, żeby to jednak zrobić

– ważne-pilne zawsze zawiera zbyt wiele elementów – czasem mam takie poczucie, że innych zadań nie mam

Mam za to coś w zamian. Można to nazwać: “żelazną listą”. Tak jak już pisałam, wielbię listy to do’s. Ale oprócz codziennej listy – mam pewne żelazne pozycje. Na razie są one dwie. Każdego dnia muszę zrobić “coś dla domu” i “coś dla doktoratu”. O co w tym chodzi? Jakiś czas temu uświadomiłam sobie, że mało dbam o nasz dom i o sposób żywienia. Rzadko sprzątam, mało gotuję, często jem byle jak. Zdecydowałam, że codziennie chcę coś z tego zakresu zrobić. Wczoraj było to gotowanie zupy, dziś sprzątnęłam biurko. Jedna rzecz dziennie. Nie więcej. Na więcej szkoda mi czasu :-)

A doktorat? No o tym też już było… To dla mnie absolutny priorytet w tym roku, więc każdego dnia robię coś, co popycha go do przodu. Dziś przeczytałam 1,5 artykułu. Wczoraj 2. Jutro chcę zrobić plik do analizy danych. Jedna rzecz dziennie. Nie więcej. Na więcej brakuje mi motywacji.

Miałam taki plan, żeby do tej listy dodać też “coś dla bloga”. Ale zaczekam z tym, aż przestanie mnie to tak kręcić jak teraz i  będę potrzebowała dodatkowej motywacji.

Podsumowując: na żelaznej liście zamieszczamy to, co chcemy robić KAŻDEGO DNIA – bez wyjątku. Dla wielu osób są to kwestie związane z żywieniem, z ćwiczeniem, modlitwą/medytacją, poświęcaniem czasu na zabawę z dziećmi itd. Ma to być nasz absolutny priorytet.

Macierz “prezydencka”, czy “żelazna lista” – to są tylko narzędzia wspierające nas w planowaniu tego, co chcemy robić i nadawaniu zadaniom odpowiednich priorytetów. A to wcale nie znaczy, że coś rzeczywiście zrobimy… Co może nas wesprzeć w działaniu?

Jeśli macie problemy z dłuższą koncentracją na zadaniu i często się rozpraszacie – proponuję technikę pomodoro (od kształtu popularnego kuchennego minutnika). W skrócie wygląda to tak:

– robimy listę zadań według ważności

– dzielimy zadania na takie części, które da się zrealizować w 25 minut

– nastawiamy budzik na 25 minut i pracujemy (nie pozwalamy żeby nam ktoś przeszkadzał, sami też się nie rozpraszamy)

– budzik dzwoni, robimy 5 min przerwy i przystępujemy do kolejnej części

– po 3-4 pomodoro robimy 20-30 min przerwy (czas na kawę, facebooka, maila itd) i powracamy do trybu 25 min.

Wiem, że nie zawsze jest to zasadne żeby się odrywać. Czasem dobrze się nam pracuje i przerywanie tylko zaburzy nam tę harmonię. Ja stosuję pomodoro np: do czytania literatury naukowej (nie dość, że to wymaga ode mnie ogromnej koncentracji, to jeszcze dużej motywacji – a  z tym różnie bywa) albo do inncyh zadań, do których trzeba się “przymusić” żeby odegnać prokrastynację.

Jeśli macie jakieś swoje doświadczenia z opisanymi technikami – podzielcie się w komentarzach. Jakoś lepiej się czuję kiedy wiem, że nie tylko ja potrzebuję minutnika żeby w ogóle pracować :-)