Jak poprawnie napisać podanie?

Pisanie pism urzędowych zasadniczo różni się od maili do przyjaciela czy SMS-ów wysyłanych przez telefon. Podstawowa różnica polega na używaniu ładniejszego słownictwa i niestosowania skrótów myślowych typu nara czy siema. To zdecydowanie niedopuszczalne, a poza tym tak sformułowane pismo z pewnością nie zyskałoby aprobaty urzędu. Najpewniej wylądowałoby w koszu na śmieci. Weźmy pod uwagę zwykłe podanie. By zostało przyjęte, należy je odpowiednio napisać. Jak to zrobić poprawnie? Po pierwsze należy napisać dużymi drukowanymi literami, najlepiej na środku pierwszej lub drugiej linijki wyraz podanie. Następnie trzeba określić, kto jest jego adresatem. Możliwości jest wiele, bo może to być burmistrz miasta, wójt lub konkretny organ, na przykład Urząd Skarbowy. Po drugie w prawym górnym powinna być umieszczona aktualna data i miejscowość. Po trzecie tekst całego podanie powinno pisać się drukowanymi literami, bo znacznie łatwiej się go czyta.

Poza tym w pierwszym akapicie powinna znajdować się formułka -zwracam się z uprzejmą prośbą. Taki nagłówek świadczy o naszych dobrych manierach i jest mile widziany przez odbiorcę. Jak napisać prośbę. Nie ma tu zbyt wielkiego pola do manewru. Wystarczy nakreślić, o co nam chodzi. Na przykład, jeśli chcemy, by wójt umorzył nam ratę podatku dochodowego, bo nie jesteśmy w stanie jej opłacić, to piszemy o powodach takiego stanu rzeczy. Najczęstszymi z nich powódź bądź susza, jeśli pracujemy w rolnictwie. Wiadomo, że te dwa kataklizmy negatywnie wpływają na jakość plonów, a co za tym idzie, powodują znacznie mniejsze zyski. Jeśli rolnik mniej zarobi, to nie będzie miał z czego opłacić podstawowych zobowiązań wobec gminy. Innym wytłumaczeniem jest leczenie szpitalne i długa choroba gospodarza bądź najbliższego członka rodziny. To podobnie jak susza czy powódź zdarzenie losowe i nie da się mu zapobiec. Wobec takich argumentów i stosownych zaświadczeń lekarskich Rada Gminy zazwyczaj popiera takie podanie. Urzędnicy rozumieją, iż powyższa zaległość w płatnościach nie wynikała ze złej woli, ale z braku pieniędzy i ciężkiej sytuacji materialnej rolnika.

Co jeszcze powinno zawierać podanie? Oprócz sensownego umotywowania prośby w podaniu można umieścić formułkę typu: Liczę na pozytywne rozpatrzenie sprawy, bądź mam nadzieję, że sprawa zostanie szybko załatwiona. Zwrot ten uzmysławia odbiorcy, że problem petenta jest naprawdę pilny, a poza tym, że ta osoba oczekuje na doraźną pomoc, a nie puste obietnice bez pokrycia. Oczywiście na końcu podania powinien znajdować się czytelny podpis osoby, która złożyła podanie. Urząd nie będzie przecież rozpatrywał anonimów, taki dokument jest z automatu odrzucany i niszczony. Jak długo należy czekać na rozpatrzenie podania? To wszystko zależy od ilości takich dokumentów, które wpłynęły w tym samym okresie. Jeśli wpłynęło ich bardzo dużo, to zrozumiałą rzeczą jest, że czas oczekiwania znacznie się wydłuży. Natomiast jeśli jest ich niewiele, to istnieje szansa na rychłą odpowiedź. Ustawowy czas na rozpatrzenie to 2 tygodnie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *